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Alfresco : la gestion documentaire Open Source

Public :

  • Chefs de projet GED et collaboratif et toute personne appelée à mettre en place une solution de gestion documentaire et/ou de travail collaboratif en entreprise.

Objectifs :

  • Connaître les principales fonctionnalités d'Alfresco et ses possibilités d'extension ;
  • Mettre en place une plateforme de gestion documentaire d'entreprise ;
  • Utiliser l'interface d'Alfresco Share pour administrer des référentiels documentaires et offrir aux utilisateurs un accès maîtrisé à leurs ressources.
  • Mettre en place des sites collaboratifs pour le travail en équipe

Pré-requis :

  • Connaissances de base des architectures Web et de la technologie XML.
  • Des connaissances sur les principes de base de la gestion de contenu et la gestion électronique de documents sont un plus.

Contenu pédagogique

Principes fondamentaux de la gestion de contenu et de la gestion documentaire

  • Les besoins
  • Principales fonctionnalités attendues
  • Critères de choix et d'évaluation d'une solution de gestion de contenu et de gestion documentaire

Présentation d'Alfresco

  • Historique et disponibilité
  • Différences entre les versions Alfresco One et Alfresco Community
  • Les différents outils
    • Alfresco Repository, Alfresco Share, Record Management, WCM
    • Tour d'horizon des fonctionnalités et des standards utilisés dans Alfresco
    • Aperçu des possibilités d'extension et de personnalisation

Installation d'une solution Alfresco

  • Architecture d'une plateforme de gestion documentaire basée sur Alfresco
  • Serveur d'application, base de données, outils…
  • Les différentes possibilités pour installer Alfresco
    • Tour d'horizon des différents packages d'installation disponibles
  • Pré-requis pour l'installation
  • Installation d'Alfresco
  • Première prise en main et configuration post-installation

Utiliser la GED Alfresco

  • Principes de navigation et organisation de l'interface d'Alfresco Share
  • Les espaces de travail
  • Les différents éléments de contenu
    • Les différentes vues
    • Informations accessibles dans la vue détaillée
  • Les règles de gestion de contenu
  • Les aspects
  • Les tableaux de bord
  • Fonctionnalités de recherche et de catégorisation
    • Recherche simple et avancée
  • Travail collaboratif
    • Checkin-Chekout
    • Gestion des versions

Administrer Alfresco

  • Organisation de la configuration d'Alfresco
    • Les différents fichiers
    • Stratégie de modification de la configuration
  • Gestion des utilisateurs et des groupes
    • Les permissions et rôles
    • Les invitations
  • Actions sur le contenu et règles
    • Définir des actions sur le contenu
  • Les différents types d'actions
    • Workflow simples, transformation, extraction de métadonnées...
  • Les modèles de présentation
  • Les différentes interfaces d'accès au contenu Alfresco
    • Interfaçage avec Microsoft Office
    • Les interfaces WebDAV et FTP
    • CIFS pour un accès transparent à un partage de documents

Les fonctionnalités collaboratives d'Alfresco

  • Principes des sites collaboratifs d'Alfresco Share
  • L'organisation des sites
    • Les types de sites (privés, publiques, …)
    • La gestion des utilisateurs et des souscriptions aux sites
  • Les fonctionnalités collaboratives
    • Espaces documentaires
    • Forums,
    • Blogs et Wikis
    • Liste de données
  • Le lien entre les fonctionnalités de la GED et les sites collaboratifs

Fonctionnalités avancées

  • Intégration d'Alfresco dans une infrastructure d'entreprise
    • Déplacement d'un référentiel Alfresco
    • Utilisation d'un reverse-proxy
  • Utilisation d'un annuaire LDAP pour la gestion de l'authentification
    • Le principe du chainage d'authentification
    • Configuration du sous-système LDAP
    • Configuration du sous-système de synchronisation
  • Principe de sauvegarde et restauration du contenu
    • Sauvegarde de la base de données
    • Sauvegarde du contenu documentaire
    • Import/export de données