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Office 365 - Les outils et services pour la gestion documentaire

Une majorité du stockage des fichiers, partagés dans les outils Office 365, se fait dans le serveur SharePoint Online. L'utilisation de OneDrive Entreprise permet d'appréhender l'organisation telle que sur un serveur de fichiers classique, mais l'interface SharePoint utilise une organisation par Site.
L'ensemble des groupes Office 365, créé par Outlook, Planner, Teams ou Stream génèrent des sous-sites avec des bibliothèques de documents pour la sauvegarde des fichiers partagés. Cette organisation Web offre des fonctionnalités spécifiques telles que le versioning, l'extraction, l'archivage, l'approbation et la qualification de partages plus fins. Elle permet aussi de présenter un partage et une mise à jour d'informations par l'intermédiaire de listes.

Public :

  • Toute personne qui utilise et/ou organise le stockage documentaire sur SharePoint Online ou par l'intermédiaire de fichiers de groupe, souhaitant exploiter et personnaliser les propriétés standards et de proposer des listes adaptées aux usages des collaborateurs.

Objectifs :

  • Utiliser les espaces de stockage SharePoint Online ;
  • Créer, paramétrer et enrichir des bibliothèques ;
  • Créer, paramétrer, personnaliser et enrichir des listes ;
  • Comprendre l'interface et les propriétés de chaque site SharePoint Online.

Pré-requis :

  • Utiliser régulièrement un ordinateur ;
  • Utiliser la suite Office 2007 à 2016 ;
  • Naviguer aisément sur Internet ;
  • Il est recommandé d'avoir suivi les formations " B72-001 - Office 365 - Vue d'ensemble et prise en main des outils de communication " et " B72-002 - Office 365 - Les outils et services pour le partage et le travail collaboratif ", ou posséder les connaissances et compétences équivalentes.

Contenu pédagogique

L'offre de stockage d'Office 365

  • Une nouvelle offre de services
    • Un serveur central : SharePoint Online associé à des serveurs multiples Online
    • Des clients de consultation sur chaque périphérique
    • Des stockages par site d'équipe

Naviguer dans SharePoint Online

  • Découvrir la navigation SharePoint Online
  • Manipuler les fichiers
    • Ouvrir, partager, télécharger
    • Suivre, consulter les versions, extraire, archiver
  • Les différents affichages
  • Utiliser les filtres
  • Volet d'informations ou détails
    • Saisie des métadonnées
    • Gestion du partage
  • Modifier et enregistrer la vue

Suivre la vie des fichiers par notification

  • Créer des alertes sur un document
  • Créer des alertes sur la bibliothèque
  • Gérer ses alertes
  • Utiliser les flux d'actualités

Ajouter du contenu à la bibliothèque SharePoint

  • Créer des documents Office Online
  • Télécharger des documents de votre poste
  • Intégrer rapidement des fichiers par cliquer- glisser
  • Déplacer des dossiers complets vers votre SharePoint Online

Créer et modifier un site d'équipe

  • Ajouter les emplacements bibliothèques de site
  • Personnaliser avec les listes adaptées
  • Utiliser et naviguer dans les bibliothèques

Stratégie de version pour votre bibliothèque

  • Activer le versionning
  • Utiliser une version
  • Gérer les versions

Utiliser l'extraction pour protéger vos contenus

  • Gérer l'extraction un fichier

Gérer le travail en co-auteur

  • Définir la visibilité des travaux de modification
  • Imposer l'approbation pour rendre public

Remplacer des bases de données par des listes

  • Ajouter une application de type liste
  • Présenter des informations temporaires par des listes d'annonces
  • Centraliser des coordonnées avec les listes de contacts
  • Lister les sujets de conversation avec les listes de type forum
  • Rassembler des ressources externes avec les listes de liens
  • Organiser des événements avec les listes de type calendrier
  • Gérer un projet avec les listes de tâches

Utiliser Stream pour le stockage des vidéos

Personnaliser votre site avec les applications

  • Suivi de problèmes
  • Enquêtes
  • Importer une feuille de calcul
  • Boîte aux lettres de site

Personnaliser et automatiser vos procédures collaboratives avec Flow

  • Découverte de Flow
  • Parcourir la bibliothèque de modèles
  • Mise en œuvre d'un modèle de flux