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Outlook 2010 à 2016 : Communiquer efficacement et organiser ses activités - Niveau 1

Formation éligible au CPF

Logiciel de communication de la Suite Microsoft Office 2016/2010, Outlook 2016/2010 vous permet d'échanger rapidement des informations en interne et/ou vers l'extérieur.

Public :

  • Personnes souhaitant utiliser efficacement les différentes fonctions d'Outlook 2016/2010.

Objectifs :

  • Savoir communiquer grâce à la messagerie et s'organiser grâce à l'agenda.

Pré-requis :

  • Bonne connaissance de l'interface Windows7.

Contenu pédagogique

Découvrir l'environnement

  • Définir les principes généraux de la messagerie électronique
  • Découvrir l'écran et la liste des dossiers et modules d'Outlook
  • Utiliser le ruban
  • Visualiser les différents modes d'affichage
  • Paramétrer le volet de navigation, le volet de personnes

Communiquer grâce à la messagerie

  • Créer et envoyer des messages (fonctionnalité Infos-courrier avec Exchange)
  • Mettre en forme des messages
  • Joindre un fichier à un message
  • Ouvrir et enregistrer une pièce jointe (fichier ou objet Outlook)
  • Gérer les options des messages (importance, confirmation de lecture...)
  • Traiter les messages reçus (réponse, transfert)
  • Personnaliser ses messages avec une signature
  • Envoyer un message à partir d'une autre application (Word, Excel…)

Organiser sa boîte aux lettres

  • Trier les messages
  • Utiliser l'affichage : Conversations
  • Créer et utiliser les dossiers de classement et actions rapides
  • Organiser l'archivage grâce aux dossiers personnels ou archives online (Exchange)
  • Prévenir de son absence (Exchange Server)
  • Être sensible à la sécurité informatique

Les carnets d'adresses et contacts

  • Présentation et utilisation des différents carnets d'adresses : liste globale (Exchange Server), dossier contacts
  • Créer et gérer les contacts, contacts suggérés
  • Récupérer une adresse à partir d'un message
  • Concevoir et utiliser une liste de distribution (groupe [modéré avec Exchange])

Gérer son emploi du temps avec l'agenda

  • Présentation du calendrier Outlook et des types d'affichage
  • Créer et modifier des entrées d'agenda
  • Options des rendez-vous (rappel, privé...)
  • Les rendez-vous particuliers (évènements, rendez-vous périodiques...)
  • Modifier les options d'impression
  • Paramétrer les catégories de calendrier
  • Créer un agenda de groupe
  • Organiser des réunions (Exchange Server)
    • Créer une réunion : invitation des participants, vérification de leurs disponibilités
    • Répondre à une demande de réunion
    • Assurer le suivi des réponses
    • Planifier des ressources

Suivre la réalisation de tâches

  • Créer des tâches
  • Assigner une tâche (envoi d'une tâche à une autre personne)
  • Gérer les tâches (terminées, en cours, supprimées...)

Utiliser le journal et les notes

  • Créer et gérer des notes (mémos)
  • Découvrir et utiliser le journal
  • Modifier les paramètres