Microsoft 365 – Les outils et services pour la gestion documentaire (SharePoint Online)
Réf. B72-003
- Présentiel
Une majorité du stockage des fichiers, partagés dans les outils Office 365, se fait dans le serveur SharePoint Online. L'utilisation de OneDrive Entreprise permet d'appréhender l'organisation telle que sur un serveur de fichiers classique, mais l'interface SharePoint utilise une organisation par Site.
L'ensemble des groupes Office 365, créé par Outlook, Planner, Teams ou Stream génèrent des sous-sites avec des bibliothèques de documents pour la sauvegarde des fichiers partagés. Cette organisation Web offre des fonctionnalités spécifiques telles que le versioning, l'extraction, l'archivage, l'approbation et la qualification de partages plus fins. Elle permet aussi de présenter un partage et une mise à jour d'informations par l'intermédiaire de listes.
- Mon Compte Formation (CPF)
- Référencement OPCO AKTO - Réseau Opcalia
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Objectifs
- Utiliser les espaces de stockage SharePoint Online
- Créer, paramétrer et enrichir des bibliothèques
- Créer, paramétrer, personnaliser et enrichir des listes
- Définir l'interface et les propriétés de chaque site SharePoint Online.
Certification
A l'issue de cette formation, vous pouvez passer l'examen de Certification Bureautique des Editions ENI.
Pré-requis
- Naviguer aisément sur Internet et utiliser la suite Office
- Avoir des connaissances des bases de Microsoft 365
Public
Tout utilisateur de Microsoft 365 (Office 365) souhaitant aborder la thématique de la gestion documentaire. Personnes qui désirent organiser le stockage documentaire sur SharePoint Online, exploiter les flux, les listes et bibliothèques
Programme de la formation
L'offre de stockage de Microsoft 365
- Une nouvelle offre de services
-
- Un serveur central : SharePoint Online associé à des serveurs multiples Online
- Des clients de consultation sur chaque périphérique
- Des stockages par site d'équipe
Naviguer dans SharePoint Online
- Découvrir la navigation SharePoint Online
- Manipuler les fichiers
-
- Ouvrir, partager, télécharger
- Suivre, consulter les versions, extraire, archiver
- Les différents affichages
- Utiliser les filtres
- Volet d'informations ou détails
-
- Saisie des métadonnées
- Gestion du partage
- Modifier et enregistrer la vue
Suivre la vie des fichiers par notification
- Créer des alertes sur un document
- Créer des alertes sur la bibliothèque
- Gérer ses alertes
- Utiliser les flux d'actualités
Ajouter du contenu à la bibliothèque SharePoint
- Créer des documents Office Online
- Télécharger des documents de votre poste
- Intégrer rapidement des fichiers par cliquer- glisser
- Déplacer des dossiers complets vers votre SharePoint Online
Créer et modifier un site d'équipe
- Ajouter les emplacements bibliothèques de site
- Personnaliser avec les listes adaptées
- Utiliser et naviguer dans les bibliothèques
Stratégie de version pour votre bibliothèque
- Activer le versionning
- Utiliser une version
- Gérer les versions
Utiliser l'extraction pour protéger vos contenus
- Gérer l'extraction un fichier
Gérer le travail en co-auteur
- Définir la visibilité des travaux de modification
- Imposer l'approbation pour rendre public
Remplacer des bases de données par des listes
- Ajouter une application de type liste
- Présenter des informations temporaires par des listes d'annonces
- Centraliser des coordonnées avec les listes de contacts
- Lister les sujets de conversation avec les listes de type forum
- Rassembler des ressources externes avec les listes de liens
- Organiser des événements avec les listes de type calendrier
- Gérer un projet avec les listes de tâches
Utiliser Stream pour le stockage des vidéos
Personnaliser votre site avec les applications
- Suivi de problèmes
- Enquêtes
- Importer une feuille de calcul
- Boîte aux lettres de site
Personnaliser et automatiser vos procédures collaboratives avec Flow
- Découverte de Flow
- Parcourir la bibliothèque de modèles
- Mise en œuvre d'un modèle de flux
Formation avec un formateur, dans une salle dédiée à la formation, équipée d’un vidéoprojecteur, d’un tableau blanc et d’une solution de visio-conférence dans le cas des formations suivies en in-classTM (présentiel à distance).
Le nombre de stagiaires peut varier de 1 à 12 personnes (5 à 6 personnes en moyenne), ce qui facilite le suivi permanent et la proximité avec chaque stagiaire.
Chaque stagiaire dispose d’un poste de travail adapté aux besoins de la formation, d’un support de cours et/ou d’un manuel de référence au format numérique ou papier (pour les sessions inter-entreprises, dans le cas où le support de cours officiel est en anglais, nous offrons en complément, s’il existe, un ouvrage de référence des Editions ENI au format numérique rédigé en français).
Pour une meilleure assimilation, le formateur alterne tout au long de la journée les exposés théoriques, les démonstrations et la mise en pratique au travers d’exercices et de cas concrets réalisés seul ou en groupe.
L’évaluation des acquis se fait tout au long de la formation au travers des différents travaux dirigés et travaux pratiques réalisés par le stagiaire.
En complément, pour les stagiaires qui le souhaitent, certaines formations peuvent être validées officiellement par un examen de certification.
Les candidats à la certification doivent produire un travail personnel important en vue de se présenter au passage de l’examen, le seul suivi de la formation ne constitue pas un élément suffisant pour garantir un bon résultat et/ou l’obtention de la certification.
Feuille de présence, émargée par demi-journée par chaque stagiaire et le formateur ;
Evaluation qualitative de fin de formation, qui est ensuite analysée par l’équipe pédagogique ENI ;
Attestation de fin de formation, remise au stagiaire en main propre ou par courrier électronique.
La formation est animée par un professionnel de l'informatique et de la pédagogie, dont les compétences techniques, professionnelles et pédagogiques ont été validées par des certifications et/ou testées et approuvées par les éditeurs et/ou notre équipe pédagogique. Il est en veille technologique permanente et possède plusieurs années d'expérience sur les produits, technologies et méthodes enseignés. Il est présent auprès des stagiaires pendant toute la durée de la formation.
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