La messagerie est un moyen de communication incontournable pour les entreprises et ce n’est pas le contexte sanitaire des mois passés qui nous fera dire le contraire. Le nombre d’emails échangés ne cesse de croitre, selon une étude de Statista, ce sont même 319,6 milliards d’emails qui seront envoyés rien qu’au cours de l’année 2021. C’est un service qui est donc capital pour les entreprises et qui doit être disponible 24h/24, 7j/7, idéalement sans interruption. Nombreuses sont les entreprises ayant opté pour le service de messagerie fourni avec Microsoft 365. Mais pourquoi migrer vers cette solution particulièrement ? Quelles questions se poser pour configurer la messagerie ? Qu’en est-il de la sécurité des messageries ? Comment bien migrer sa messagerie vers Microsoft 365 ? Notre experte Guénaëlle FEBVRE répond à toutes ces questions dans les lignes qui suivent.
Pourquoi migrer sa messagerie vers Microsoft 365 ? 5 bonnes raisons
Guénaëlle FEBVRE : De nombreuses entreprises font appel aux services incontournables de Microsoft en matière de messagerie professionnelle. Voici selon moi 5 bonnes raisons de migrer le service de messagerie de son entreprise vers Microsoft 365 :
- Bénéficier de tous les services et applications Microsoft 365 (Teams, Planner…)
- 50 Go minimum de stockage de BAL (boîte aux lettres)
- Hébergement dans les datacenters Microsoft en France
- Un taux de disponibilité de 99,9 %
- Exchange Online Protection permet d’avoir un premier niveau de protection contre les spams, les malwares et les virus
Quelles sont les questions à se poser afin d’assurer la bonne configuration du transport des messages ?
G.F. : La première question à se poser concernant le transport des messages est : vers où souhaitez-vous diriger le flux SMTP ?
Deux possibilités s’offrent alors à vous :
- Soit vers Microsoft 365
- Soit vers une passerelle SMTP qui fournira une analyse des virus, spams etc. avant de transférer les emails vers Office 365
La seconde question à vous poser est : avez-vous besoin de connecteurs SMTP entrants ou sortants ? Comme par exemple, autoriser les scanners à envoyer des mails.
Enfin, je vous recommande également de vous interroger sur le chiffrement du trafic SMTP entre Exchange Online et une organisation partenaire afin de chiffrer les mails échangés entre les 2 organisations.
Quelles sont vos recommandations pour gérer la sécurité et la conformité des messages ?
G.F. : Afin d’assurer la sécurité et la conformité des messages, voici quelques fonctionnalités que je vous recommande :
- Mettre en place une BAL d’archivage : les utilisateurs auront en plus de leur boîte aux lettres principale, une boîte aux lettres d’archives en ligne d’une taille minimale de 50 Go, très pratique afin de leur permettre d’accéder à l’historique de leurs nombreux échanges.
- Vous protéger contre la perte de données : pour sécuriser les emails contenant des données sensibles telles que numéro de sécurité sociale, numéro de carte bancaire etc. vous pouvez implémenter des stratégies DLP (Data Loss Prevention). Celles-ci vous permettront de notifier, par exemple, l’expéditeur que son email contient des données sensibles et pour permettre son envoi, il devra donc le modifier.
- Implémenter des règles de transport, qui vous permettront par exemple, d’ajouter un dédit de responsabilité pour les emails sortants, mais aussi de chiffrer des emails sortants suivant certaines conditions…
Quelles sont les étapes clés de la migration des boîtes aux lettres ?
G.F. : Plusieurs chemins de migration sont possibles selon le système de messagerie sur site :
- La migration de fichiers PST : si vous disposez de nombreux fichiers PST, cette méthode peut être envisagée. Mais entre l’exportation des fichiers PST et l’importation dans Exchange Online, les utilisateurs n’auront en revanche pas accès à leurs anciens emails.
- La migration IMAP permet de migrer les emails vers Exchange Online depuis un système de messagerie autre qu’Exchange Server, et prenant en charge l’IMAP. En revanche, ce type de migration ne déplace pas les contacts, les éléments de calendrier ou encore les tâches.
- La migration d’Exchange Server 2010 (ou version plus récente) vers Exchange Online en implémentant une configuration Exchange hybride permet un déplacement de boîtes aux lettres d’Exchange onPrem vers Exchange Online de manière transparente pour les utilisateurs. Vous partagerez le même domaine SMTP entre les 2 organisations.
En quoi consiste le déploiement d’un environnement hybride ? Pourquoi y avoir recours ?
G.F. : Le déploiement hybride permet de conserver des boîtes aux lettres hébergées sur un serveur Exchange Server sur site et d’avoir également des boîtes aux lettres dans Exchange Online le tout de manière transparente pour les utilisateurs.
Un déploiement hybride peut également être une étape intermédiaire avant une migration vers Exchange Online.
Conclusion
Exchange Online vous permet de disposer d’une messagerie professionnelle disponible quel que soit l’endroit, quel que soit le type de périphérique utilisé (PC, smartphone, tablette) et surtout sécurisée.
Guénaëlle FEBVRE, notre experte Microsoft 365
Formatrice et Consultante en systèmes et réseaux depuis plus de 20 ans chez ENI Service, et plus particulièrement sur Exchange Server et SharePoint Server, Guénaëlle FEBVRE est passionnée d’informatique et s’est naturellement orientée vers Microsoft 365.
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