Formation certifiante
Cette formation permet de maîtriser les fonctionnalités essentielles de Microsoft Outlook pour optimiser sa productivité au quotidien.
Destinée aux débutants ou aux utilisateurs souhaitant structurer leurs pratiques, cette formation vous apprend à gérer efficacement vos e-mails, organiser votre boîte de réception, créer et planifier des rendez-vous, gérer vos contacts et suivre vos tâches.
Grâce à des exercices pratiques, vous découvrirez comment automatiser le tri des messages, utiliser les catégories, planifier des réunions et partager votre agenda. Vous apprendrez également à paramétrer Outlook pour gagner du temps et améliorer la collaboration en entreprise.
À l’issue de la formation, vous serez capable d’utiliser Outlook de manière professionnelle, d’optimiser votre organisation personnelle et d’améliorer la gestion de vos communications électroniques. Idéal pour renforcer votre efficacité et votre autonomie en environnement bureautique Microsoft 365.
Bénéfices pour les participants : Gain de temps au quotidien, allègement du volume d’emails, meilleure organisation et coordination d’équipe.
Découvrir l’environnement Outlook (0h30)
- Définir les principes généraux de la messagerie électronique
- Découvrir l’écran, la liste des dossiers et les modules d’Outlook
- Utiliser le ruban
- Visualiser les différents modes d’affichage
- Paramétrer le volet de navigation et le volet de contacts
- Mise en pratique : Personnalisation de l’affichage, réglages du volet de navigation, identification des zones clés (boîte de réception, ruban, module Contacts, module Agenda).
Communiquer efficacement grâce à la messagerie (2h30)
- Créer, mettre en forme et envoyer des messages
- Joindre un fichier ou insérer un objet Outlook
- Ouvrir et enregistrer une pièce jointe
- Gérer les options de message (importance, accusé de lecture, délais d’envoi…)
- Traiter les messages reçus (répondre, transférer, options rapides)
- Personnaliser ses signatures
- Envoyer un message depuis une autre application (Word, Excel…)
- Mise en pratique : Rédaction d’un mail avec mise en forme, ajout de signature, pièces jointes multiples, accusé de réception, envoi différé, insertion depuis Word.
Organiser sa boîte aux lettres (1h00)
- Trier les messages efficacement
- Utiliser l’affichage Conversations
- Créer et utiliser des dossiers de classement
- Structurer l’archivage (dossiers personnels ou archives Online Exchange)
- Gérer son absence via la réponse automatique Exchange
- Mise en pratique : Création de dossiers, paramétrage d’archives, tri multicritères, configuration automatisée d’un message d’absence.
Les carnets d’adresses et contacts (1h00)
- Présentation des carnets d’adresses : liste globale Exchange, dossier Contacts
- Créer, modifier et organiser les contacts
- Gérer les contacts suggérés
- Récupérer une adresse depuis un message
- Concevoir et utiliser une liste de distribution (modérée sous Exchange)
- Mise en pratique : Ajout de contacts, récupération automatique depuis mails, élaboration d’une liste de diffusion interne.
Gérer son agenda et organiser ses activités (2h00)
- Présentation du calendrier et des modes d’affichage
- Créer et modifier rendez vous, événements
- Utiliser les options (rappel, confidentialité, indicateurs)
- Modifier les options d’impression
- Paramétrer les catégories
- Organiser des réunions (Exchange Server ou Online)
- Vérifier disponibilités des participants
- Répondre à une demande de réunion
- Assurer le suivi des réponses
- Planifier des ressources (salles, équipements)
- Mise en pratique : Création de rendez-vous, catégories, invitation multi participants, recherche d’une salle, gestion des réponses, préparation d’un agenda partagé.
Utiliser l’IA générative avec Microsoft Copilot Chat pour optimiser votre travail bureautique (au fil de la formation)
- L’usage de l’IA générative et de Microsoft Copilot Chat peut-être utilie pour faciliter la création, l’analyse et la mise en forme de vos documents selon la version de votre logiciel.
