Comment les tableaux croisés dynamiques sur Excel peuvent vous faire gagner en efficacité ?

Vous souhaitez analyser, agréger des valeurs d’une table de données constituée de nombreuses colonnes et lignes ? Alors les tableaux croisés dynamiques (TCD ou PivotTable) sont faits pour vous ! En dépit d’un nom qui a tendance à refroidir les ardeurs des utilisateurs, l’outil est plutôt aisé à mettre en œuvre. Au fil des versions d’Excel, des fonctionnalités supplémentaires (graphiques croisés dynamiques, nombre d’éléments et de champs, segments, chronologies, modèle de données PowerPivot pour l’analyse multi-tables…) sont apparues afin d’enrichir les capacités d’analyse. Un outil donc qui vaut la peine qu’on s’y arrête afin de gagner en efficacité !
Notre expert Joël PYZAK a accepté de vous en dire plus dans ces quelques lignes, bonne lecture !

Un tableau croisé dynamique, c’est quoi ?

Joël PYZAK : La « source » du tableau croisé dynamique est, à la base, une table de données devant respecter une structure et un vocabulaire précis.

Quelques exemples :

• Les colonnes (champs) doivent être uniques et renseignées.
• Pas de colonnes\lignes (enregistrements) complètement vides.
• Les éléments par colonne (champ) doivent être de même type de donnée…
• Les sources de données peuvent être externes grâce notamment, au traitement des données en amont avec PowerQuery.

Le tableau croisé dynamique affichera une analyse agrégée par champ en utilisant des fonctions d’agrégation natives comme la somme, la moyenne, le minimum, le maximum, le nombre… À la suite d’une modification dans la source, il suffit d’actualiser le tableau croisé dynamique existant afin de mettre à jour le résultat.

Comment les tableaux croisés dynamiques peuvent-ils m’aider au quotidien ?

J.P. : Afin d’éviter l’écriture de nombreuses formules parfois complexes, l’utilisation de tris, filtres, lignes de sous-totaux dans l’objectif de créer une synthèse de données, privilégiez les tableaux et graphiques croisés dynamiques. Quelques secondes et quelques clics suffisent.

Les TCD sont utiles si :

• Le nombre de données est important et variable (modifications, ajouts)
• Le regroupement de données est nécessaire
• Les sous-totaux et totaux généraux sont activables
• La représentation graphique est facile à générer.

Comment tirer le meilleur parti des tableaux croisés dynamiques ?

J.P. : En tant qu’utilisateur d’Excel, bénéficiez du meilleur de ses fonctionnalités grâce à la présentation des résultats des TCD enrichie avec l’utilisation :

• Des différentes dispositions de rapport : compacte ou plan
• Des filtres sous formes de segments ou chronologies
• Des graphiques croisés dynamiques
• Des regroupements d’éléments de champ (par tranche, par année-trimestre-mois)
• Des affichages en pourcentages, cumulés, rang plutôt qu’en valeurs
• Des mises en forme conditionnelles
• Des relations entre plusieurs tables avec le modèle de données.

Les tableaux croisés dynamiques sont faits pour vous si…

J.P. : Les tableaux et graphiques croisés dynamiques recouvrent de nombreux champs d’activités :

• La création de tableaux de pilotage, de tableaux de bord
• Le suivi des chiffres d’affaires et des activités commerciales
• Le suivi de trésorerie
• La gestion de la production et des stocks
• La gestion du personnel et du temps de travail.

La seule limite est votre imagination. De plus, en un clic, vous actualisez votre tableau croisé dynamique pour mettre à jour les valeurs.

Quelle est votre petite astuce sur Excel ?

J.P. : Dans le cadre d’une seule source de données, l’erreur courante est le non-respect de la structure (colonnes en double, ligne ou colonne vide, texte-date-nombre dans la même colonne, fusion de cellules…). Plus la source est « propre », plus facile est la création des tableaux croisés dynamiques.

Dans le cadre de sources multi-tables, l’erreur est le champ commun aux 2 tables qui n’est pas sans doublons dans une des tables liées.

N’hésitez pas à créer autant de tableaux croisés dynamiques que de synthèses à analyser, plutôt que tout regrouper dans un TCD illisible.

Si les tableaux croisés dynamiques se suffisent à eux-mêmes, Microsoft intègre de plus en plus d’outils de Business Intelligence dans les dernières versions d’Excel en particulier celles liées au cloud avec Microsoft 365 (PowerQuery, PowerPivot, PowerView, Power BI). La version d’Excel Online dans le cloud permet également la création et la modification de tableaux croisés dynamiques, mais avec moins de fonctionnalités à ce jour. Un sujet que nous pourrons explorer plus en profondeur à l’occasion d’un prochain article…

Joël PYZAK, notre expert Excel

Formateur « Métier et bureautique » mais aussi orienté utilisateur, Joël PYZAK intervient pour ENI Service depuis 20 ans sur les applications de bureau, les logiciels métiers et les services cloud. Il reconnait volontiers avoir, parmi les outils bureautiques actuels, une nette appétence pour Microsoft Excel pour sa « stimulation » intellectuelle et ses améliorations constantes au fil du temps. Parmi les fonctionnalités de Microsoft Excel, les tableaux croisés dynamiques sont une des plus efficaces dans le traitement et l’analyse de tableaux de données conséquents.

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