Vous, ou vos équipes, n’y avez certainement pas échappé. En quelques mois, Teams est devenu l’outil de référence au travail d’équipe à distance. Il est ainsi passé de 44 millions d’utilisateurs début 2020 à 75 millions pendant le confinement. Mais comment faire de Teams un outil efficace dans votre quotidien ?
Notre expert Teams, Laurent Thibolot, revient sur cet outil incontournable. Cette application qui a su répondre aux attentes des professionnels travaillant sur l’outil informatique, mais qui mérite néanmoins quelques précisions pour un usage optimal et efficace.
Teams, c’est quoi ?
Laurent Thibolot : « En quelques mots, Microsoft Teams est un portail collaboratif, composé d’un écran d’accès aux différents services Microsoft (messagerie Outlook online, stockage SharePoint OneDrive et Sites d’équipe, communication d’entreprise Yammer). C’est un écrin d’agrégation de services pour : communiquer, partager, coordonner les informations. Sans installation sur le poste, tablette ou smartphone. Teams permet à un groupe de personnes (d’une ou plusieurs structures) de travailler efficacement en équipe. Cela passe par une organisation de stockage, d’accès, de pratiques de communication et de coédition synchrones ou asynchrones communes des documents. »
« Teams est aujourd’hui bien plus qu’un outil de communication lorsqu’il est utilisé de manière efficace. »
Quelle est la place de Teams dans les organisations ?
L.T. : « Aujourd’hui, Teams s’introduit dans l’entreprise par la communication en remplacement de Skype Entreprise (messagerie instantanée, visio-conférence). Mais son utilisation conduit progressivement l’organisation à changer ses pratiques pour exploiter les autres services de Microsoft : le stockage en ligne, la coédition, la gestion de tâches et de projets, l’automatisation de procédures, la communication interne. Teams est aujourd’hui bien plus qu’un outil de communication lorsqu’il est utilisé de manière efficace. »
« Le succès de Teams s’explique aussi par la richesse de l’offre de services. »
Comment expliquez-vous le succès de Teams ?
L.T. : « Le succès de Teams s’explique d’abord par la volonté de Microsoft, son éditeur, de passer de la vente de sa suite bureautique « Office » en mode SaaS (Software as a Service) à la location des services (outils utilisateurs, serveurs informatiques) en simplifiant l’accès (plus d’identification systématique) par un environnement agile pour répondre au plus grand nombre.
L’interface de Teams, ergonomique et opérationnelle, est construite par l’utilisateur final par une équipe de travail. Cette organisation des fonctions collaboratives du portail “Microsoft 365” est agile, simple, personnalisable et modifiable. Elle offre une plus grande autonomie aux utilisateurs finaux et libère les services informatiques de nombreuses demandes chronophages. Par ailleurs, cela dispense l’entreprise d’un certain nombres d’investissements. Machines, salles de serveurs, licences de serveurs, mais aussi maintenant et gestion des outils. Finalement, l’utilisateur, le service informatique et l’entreprise sont tous trois gagnants.
Le succès de Teams s’explique aussi par la richesse de l’offre de services en évolution permanente :
- OneDrive ;
- Outlook en ligne ;
- Planificateur ;
- Serveur de fichiers Web (SharePoint online) ;
- RSE (Réseau Social d’Entreprise) Yammer ;
- … et pleins d’autres services comme Booking (réservations en ligne) ou Staffhub (emploi du temps en ligne).
Une offre de service à laquelle s’ajoutent des passerelles éditeurs (ERP, LMS) positionnant Teams comme un point névralgique unique. L’ensemble de ces services correspond à des attentes et pratiques d’usagers déjà en place :
- la mobilité nomade (géographique) ;
- la mobilité matérielle avec des postes en libre-service et même le BYOD, («Bring Your Own Device”, en français, PAP pour « Prenez vos Appareils Personnels ») en respectant les normes RGPD et la gouvernance informatique.
De manière plus générale, l’usage d’outils de collaboration transverses au sein et en dehors de l’entreprise correspond parfaitement aux attentes du marché. Cela donne la possibilité d’organiser des réunions, de partager des documents, en mode gestion de projet. »
Quels sont les avantages à la mise en place de Teams pour une organisation ?
L.T. : « Agilité, facilité et la simplicité sont les trois mots que je retiendrais. Pour l’entreprise j’ajouterais la rentabilité, puisqu’on peut augmenter les pratiques et services avec l’abonnement Microsoft 365 déjà souscrit. »
Quelles sont les mauvaises pratiques courantes sur Teams ?
L.T. : « Je dirais ne pas l’utiliser 😉 ou de limiter son usage à la visio-conférence.
Ne pas le réfléchir comme un portail d’entrée comme l’agrégateur des services mais comme une application. Considérer Teams comme une application, amène naturellement à des demandes de formations Teams.
Lors de mes formations, sans aucune connaissance Microsoft 365 de la part de mes apprenants, je les préviens automatiquement que Teams ne fait rien. Nous devrons alors démarrer par une présentation et une vulgarisation du cloud et des services Microsoft 365. »
Former ses équipes à Teams, une étape indispensable
L.T. : « La plupart des entreprises ont basculé sur l’abonnement Microsoft 365 pour sa messagerie en ligne et le stockage dans le cloud. Mais ces dernières s’aperçoivent désormais que le champs des possibles est plus vaste. Et ce, sans nécessiter d’investissement et de charge informatique supplémentaires. La formation à Teams s’impose alors aux équipes. Elle accompagne la réflexion sur la digitalisation des process métiers et la réorganisation interne.
Le but ? S’adapter à notre environnement dit V.U.C.A. (Volatilité, Incertitude (Uncertainty), Complexité et Ambiguïté).
Il est important d’accompagner la révolution et de considérer les besoins collaboratifs. D’officialiser des pratiques de partage, de préparer aux nouveaux usages (télétravail), et cela passe par la connaissance et l’apprentissage de Teams. Et tout cela, je l’enseigne en moins de cinq jours dans mes formations ! »
« Teams ne fait rien. »
Vos recommandations afin d’accompagner et former ses équipes à l’utilisation de Teams ?
L.T. : « Mes préconisations ? Traiter l’usage de Teams comme un véritable projet de migration. Il faut prendre le temps d’associer une formation à des groupes de réflexion pour les usages et leurs périmètres, un accompagnement aux changements.
Teams “ne fait rien”, il faut donc appréhender les services Microsoft 365, pour construire son interface Teams.
Afin de favoriser la bonne prise en main par les équipes, il est indispensable de rassurer le service informatique en l’associant au projet. Cela permet de redéfinir et formaliser sa gouvernance informatique. L’un des facteurs clés de succès de la bonne adoption de Teams par les équipes passe par la formation du service informatique à l’administration Microsoft 365, ce qui rendra ses membres facilitateurs et ambassadeurs de ces changements de pratiques. »
Vos conseils pour exploiter pleinement le potentiel de Teams ?
L.T. : « Faire l’inventaire de l‘existant, produits et coûts associés au collaboratif pour procéder au transfert vers les services Microsoft 365 contribue à exploiter les meilleures fonctionnalités de Teams.
Appliquer une stratégie et un accompagnement au changement. Par groupe de travail (service, groupe projet) et par thème (communication, partage, coordination).
Après l’information, la décision revient au groupe. Chaque équipe peut définir son usage de Teams, à son rythme. La gestion d’un projet avec Teams, puis la gestion d’une thématique, d’une pratique (les réunions de service pour ensuite réorganiser le service autour de Teams). »
Une dernière chose à ajouter ?
L.T. : « Peut-être la prudence, la formation et l’information en sont une forme, pour ne pas laisser une désorganisation de l’information et de l’informatique se mettre en place.
L’autonomie des utilisateurs, ce n’est pas l’anarchie, Teams est un outil de travail de groupe (presque une lapalissade), donc l’usage de Teams se réfléchit en groupe.
Le mode SaaS est un système en ligne (connecté à internet), les usagers doivent anticiper le mode hors connexion (mode dégradé), ce qui me conduit à vous évoquer OneNote, un autre produit phare sous employé… »
Laurent Thibolot, notre expert Teams
Depuis près de 10 ans, ENI Service accompagne les entreprises à la migration des logiciels de la suite Office vers l’abonnement aux services Office 365, offre aujourd’hui appelée Microsoft 365.
En tant que formateur « Métier et bureautique », Laurent Thibolot forme et accompagne depuis 25 ans, les usagers à exploiter les outils informatiques pertinents dans leurs activités professionnelles.
Passionné par les NTIC (Nouvelles Technologie d’Information et de Communication), il reconnait aisément faire acte d’un peu de prosélytisme quant à l’usage simple de ces nouveaux services cloud (Microsoft, Google) et prendre plaisir à transmettre de nouvelles pratiques bureautiques, pourtant disponibles depuis 10 ans, faciles d’utilisation et optimales au quotidien. Selon lui, Teams est l’interface idéale pour démontrer l’efficacité et la simplicité d’aujourd’hui…
POUR ALLER PLUS LOIN
Microsoft 365 – Teams
Télétravail et travail d’équipe : les bonnes pratiques
Travailler et manager à distance avec Teams
